Logística en la Organización de eventos

Para Luzay la logística es el pilar fundamental en el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en tu evento, la organización, planificación, flujo y gestión se vuelven el piloto de un proyecto lleno de magia e inspiración para nosotros.

Es la fusión de la esencia y expectativas de nuestros clientes, con la experiencia que ofrece da Luzay, un vínculo llamado producción de evento en todo el esplendor, cada éxito de nuestros proyectos dependen en gran medida, de una buena estrategia logística.

El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos.

La persona a cargo de la logística de cualquier producción de evento, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar.

 

Para la producción de cualquier evento la parte medular es la Logística & Organización, 6 etapas básicas para lograr el éxito de cada producción.

1.- Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento.

2.- Diseño, Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la comunicación de asistentes e invitados.

3.- Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, siempre apegándose a los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse.

4.- Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizada la producción de evento, existe una revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.

5.- Valoración de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El análisis de gastos reflejará el resultado económico, y se comparará con los resultados esperados.

6.- Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los colaboradores es relevante, por lo que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base a futuros eventos a desarrollar, y se presentará a los patrocinadores para respaldar de manera documental los resultados obtenidos.

 

El respaldo siempre de asegurar que Luzay estará presente en la Logística & Coordinación de la producción de tu evento.

En Luzay contaras con un coordinador en la producción de tu evento, es quien funge como enlace entre los miembros organizadores, proveedores, patrocinadores y asistentes.

La dinámica de su responsabilidad se incrementará conforme se acerque la fecha del evento. A través de él, se sincroniza el trabajo de cada integrante del grupo organizador, dirigiendo la gestión. De su desempeño y modalidad de trabajo, dependerá gran parte del éxito final.

 

6 áreas básicas a supervisar y administrar por medio del coordinador, en la producción de eventos en Luzay puedes llegar hasta donde tu evento lo requiera, para esto existen algunos pasos que se deben de abordar según las características de cada producción.

Programación:

  • Siempre contar con un flujo operacional y diagramar del programa de la producción del evento, con horarios, características de los participantes y oradores.
  • Acordar deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma de trabajo.
  • Elaborar checklists por unidad de trabajo, contando con la claridad de sus tareas y objetivos, las cuales están debidamente especificadas en el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular.
  • Fabricar un presupuesto en base a los gastos previstos y costos de operación durante todo el desarrollo del proyecto.
  • Elegir y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.
  • Disponer un grupo asesor con abogados, contadores, arquitectos, diseñadores, servicio de seguridad, programadores, etc. Ellos serán una excelente guía para trabajar en forma más eficiente, y así minimizar errores y riesgos.

Difusión:

  • Generar la propuesta creativa del evento en diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones, carteles, banners, etc.
  • Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la página y sitio web para promocionar, vender y difundir el mismo, y para usar como nexo de comunicación con participantes, invitados, anunciantes, y público en general.
  • Seguimiento a invitados, participantes e inscripciones, generación de bases de datos y desarrollo de perfil de clientes.
  • Notificación vía email con participantes, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas y confirmaciones. Estas tareas se van intensificando más, hacia la fecha del evento.
  • Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también.

Ambientación:

Previo al desarrollo del concepto de la producción del evento, incluye todo lo relacionado a la sala, o salas de actividades y exposición si la hubiera, su organización y supervisión:

  • Espacio de inscripción y acreditación de los asistentes.
  • Comunicaciones, telefonía e internet.
  • Gastronomía, servicio de catering, elección de menú, de acuerdo al tipo de comidas, almuerzo, cena, coffee breaks, etc. Todo lo referente a bebidas, servicio de barman, barras móviles, etc., procurando elecciones armónicas y prácticas.
  • Desarrollo tecnológico en sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a través de computadores, proyectores, equipo de iluminación, micrófonos, etc. Aquí se incluye la implementación del servicio de traducción del evento, y si se solicita el servicio fotográfico y servicio de video filmación.
  • Decoración, arreglos florales, telones, paneles, cubresillas, mantelería, centros de mesa, etc, y todo lo que hace a la ambientación del evento.

Mercadeo:

  • Programación de reuniones con cualquier persona que se tenga la gestión para la producción del evento, proveedores, clientes potenciales, etc. Al igual como promocionadores de interés en el evento.
  • Destinar personal a cargo de la relación con patrocinadores y asociados al evento durante todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo estricta supervisión.
  • Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según las distintas contrataciones.

Relaciones públicas

  • Precisar y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento.
  • Establecer material a entregar con las acreditaciones, bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas, etc.
  • Estipular de común acuerdo los, premios, souvenirs y regalos, siempre autorizados por el cliente. (muestras en físico)
  • Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en materiales a entregar a participantes o invitados.

Finanzas

  • Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.
  • Prever pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores, invitados o asistentes de afuera, según lo estipulado.
  • Pagos a proveedores.
  • Pólizas de gastos y de garantía
  • Seguros para el evento.
  • Manejo de fianzas para las licitaciones.